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Tipps: Akten und Aktenordner richtig archivieren

Fällt der Begriff Aktenarchiv, ist in vielen Unternehmen ein lautes oder unterdrücktes Stöhnen zu hören. Niemand möchte sich gern mit verstaubten Ordnern herumärgern. Noch weniger aber möchte irgendjemand ein Dokument aus einem Raum voller Ordner und Mappen heraussuchen, wenn dieser nicht systematisch geordnet ist. Kurz: Die Aktenarchivierung erfreut sich der wohl geringsten Beliebtheit aller unternehmerischen Tätigkeiten. Die Gründe dafür sind jedoch häufig hausgemacht. Denn mit System, Ordnung und konsequenter Umsetzung ist das Archivieren von Akten und Dokumenten ein Kinderspiel.

Info: Es ist grundsätzlich ratsam, Dokumente konsequent zu digitalisieren und so abzuspeichern. Das spart Papier und Raum. Allerdings ist dies nicht immer ohne Mehraufwand möglich. Die folgenden Tipps beziehen sich ausschließlich auf ein Archiv für Dokumente auf Papier sowie Akten und Aktenordner.

Akten: Was muss wie lange archiviert werden?

Die wichtigste Frage lautet: Muss ein Dokument bzw. eine Akte überhaupt archiviert werden? Die einfache Frage erfordert jedoch eine individuelle Antwort. Abseits von gesetzlich geregelten Mindestaufbewahrungsfristen für zum Beispiel Steuerbescheide, Schriftverkehr und Rechnungen sowie maximalen Aufbewahrungslängen für zum Beispiel Bewerbungsunterlagen bleibt die Entscheidung grundsätzlich Ihrem Unternehmen überlassen.

Tipp: Prüfen Sie regelmäßig die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Diese ändern sich von Zeit zu Zeit. Geben Sie alle älteren Dokumente konsequent zur Aktenvernichtung. Gleiches gilt für Dokumente, deren maximale Aufbewahrungsfrist erreicht ist. So Schaffen Sie Raum für neues Archivmaterial und umgehen mögliche Strafen.

Sinnvoll ist es, neben Vorgaben des Gesetzgebers unterliegenden Dokumenten relevante Projektunterlagen aufzubewahren. Dazu zählen auch fortlaufende Dokumentationen über Gebäudearbeiten, Prozessoptimierungen sowie entscheidungsrelevante Protokolle.

Dennoch: Es bleibt Ermessensspielraum. Einen Aspekt sollten Sie jedoch beachten: Archivieren Sie konsequent. Wenn Sie ein Projektdokument aufbewahren, sollten Sie alle ähnlichen Dokumente ebenfalls aufbewahren. Eine einheitliche Archivierungsvorgabe ist ratsam. So weiß jeder Mitarbeiter, was zu archivieren ist.

Tipp: Prüfen Sie immer wieder, ob das aufbewahren bestimmter Dokumente und Akten wirklich erforderlich ist. Stellt sich beispielsweise heraus, dass bestimmte Dokumenttypen oder Aktenarten innerhalb einer festgelegten Zeit nicht auf Interesse stoßen, können Sie die Archivierungsvorgabe gegebenenfalls anpassen.

Ordnungssystem: Wie sind Dokumente und Akten zu archivieren?

Das Nonplusultra bei der Archivierung von Dokumenten und Ordnern ist System. Daher kommt der Frage nach dem "Wie" eine doppelte Bedeutung zu. Zum einen: Wie sollen die Dokumente sortiert werden? Zum anderen: Wie bzw. worin sollen die Dokumente gelagert werden?

Wie sollen Dokumente und Aktenordner sortiert werden?

Viele Unternehmen haben einen Aktenplan. Dieser sieht sehr fein granuliert vor, wie Dokumente zu bezeichnen sind. So wird das Wiederfinden einfach. Grundsätzlich ist es ratsam, wenn Sie jedes einzelne Dokument nach einem bestimmten Konzept alphabetisch oder numerisch oder aus einer Kombination der beiden Möglichkeiten betiteln. So kann jede Abteilung einen eigenen Buchstabencode für Ihre Ablage haben, nach dem Schriftstücke zu kennzeichnen sind. Oder Sie nutzen den Kundennamen als Prefix. Zusätzlich werden in den meisten Fällen weitere Codes in Buchstaben oder Zahlen ergänzt. Einen entscheidenden Vorteil gibt es außerdem, wenn das Ablaufdatum der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist direkt außen auf dem Deckel des Ordners, dem Karton, dem Dokument oder der Mappe fixiert ist. Sie können Altbestände schneller identifizieren und vernichten. Wichtig ist außerdem eine tabellarische Auflistung der Akten, die Aufschluss über den Verbleib bietet. Nur so finden Sie den Standort im Archiv ohne Suchen.

Wie bzw. worin sollen die Dokumente gelagert werden?

Es gibt verschiedene Systeme, wie Dokumente gelagert werden können. Häufig sind Hängesysteme bei Dokumenten vom geringen Umfang eine gute Wahl. Gibt es übergeordnete Zuordnungen oder einen wachsenden Umfang, führt an Aktenordnern kein Weg vorbei. Doch diese nehmen viel Raum im Archiv ein. Speziell ältere Bestände lassen sich jedoch auch in Archivboxen lagern. Der Vorteil: Darin können viele Dokumente zusammengefasst werden. Zugleich lassen sich die Archivboxen sehr gut stapeln, sodass diese in einer Ecke nach oben aufgetürmt Platz sparen.

Tipp: In unserem Shop finden Sie Archivboxen zu attraktiven Konditionen. In diesen können Sie Aktenordner oder Dokumente bequem und platzsparend lagern. Je nach Räumlichkeit und Aktenmenge wird so ein mobiles Verschieberegalsystem als Alternative überflüssig.

Ihr Archiv sollte Regale enthalten, die speziell auf die Größe und das Gewicht der Ordner abgestimmt sind. Zusätzlich kann es je nach Umfang der einzelnen Dokumente ratsam sein, ein Hängearchiv einzusetzen. Doch um Aktenordner und Archivboxen werden Sie nur selten herumkommen. Diese leisten - speziell in mittleren und großen Unternehmen - den größten Teil der Archivarbeit.

Raumsuche: Wo soll das Archiv sein?

Das Archiv muss sich nicht im Herzen des Gebäudes befinden. Ein zugänglicher Keller, ein klassischer Abstellraum und ähnliches sind ausreichend. Achten Sie jedoch darauf, dass die Räumlichkeiten trocken sind, sonst leidet das Papier. Ideal ist es, wenn es für alle relevanten Mitarbeiter leicht und schnell zugänglich ist. Sollten Sie den Aktenbestand aufteilen, ist es ratsam, ältere oder unwichtige Akten an den entferntesten Ort auszulagern, die wichtigsten und aktuellsten im zentralsten Raum. Denken Sie außerdem an eine gute Ausstattung mit sinnvollen Regalsystemen für Aktenordner und Archivboxen.

Achtung: Denken Sie daran, dass Akten wie Personalangelegenheiten bestimmten Anforderungen des Datenschutzes unterliegen. Solche Schriftstücke benötigen ggf. eine Zugangskontrolle und somit einen eigenen Raum oder einen abgesperrten Bereich.

Delegieren: Wer soll Dokumente und Akten archivieren?

Am Ende stellt sich die Frage: Wer soll eigentlich archivieren? Empfehlenswert ist es, wenn es dazu einen genauen Plan gibt. Soll wirklich jeder Mitarbeiter seine Dokumente archivieren? So entstehen mangelhaft geführte Dokumentationen oder Doppelablagen. Ratsam ist es, wenn Sie diese Arbeit pro Abteilung oder Geschäftszweig zentral delegieren. Ein guter Ansatzpunkt ist es, die Assistenz bzw. das Sekretariat der Abteilungsleitungen damit zu beauftragen. Diese müssen nicht selbst tätig werden, aber die Archivierung beauftragen und das Archiv regelmäßig kontrollieren sowie die Aktenbestände prüfen.

Fazit: Akten mit System besser lagern

Wenn Sie ein System implementieren und durch Überprüfung immer wieder verbessern, verliert das "Reizthema" Archivierung schnell an Widerwillen der Betroffenen. Ein gutes Konzept und klare Delegierungsprozesse sind jedoch ebenso wichtig wie das sorgfältige und systematische Einlagern unter Einhalten von Aufbewahrungsfristen und Datenschutzbestimmungen. Mit geeigneten Archivboxen können Sie das Archiv sehr übersichtlich gestalten und selbst im engsten Raum etwas Platz gewinnen. Interesse? Dann finden Sie hier Ihre Archivboxen.

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