Lieferung kostenlos ab 75 EUR!
Nächster Versand in Versand Mo.-Do. um 13 Uhr
Bestellen Sie innerhalb von
und erhalten Sie ihre
Lieferung morgen!
(Mo. - Do.)
Bestellungen
Mo.-Do. bis 13 Uhr
erhalten Sie
am nächsten Tag!

Checkliste Firmenumzug - so klappt der Gewerbeumzug

Bei einem privaten Umzug sind viele Dinge zu beachten. Noch komplexer wird ein solches Vorhaben, wenn ein Unternehmen die Büros wechselt. Bei einem Gewerbeumzug kommen viele weitere Details hinzu, die es zu beachten gilt. Zudem können auch die Kündigungsfristen für den Mietvertrag und andere vertragliche Vereinbarungen abweichen.

Je größer ein Unternehmen ist, desto anspruchsvoller wird die Umzugsplanung. Auch produzierende Betriebe stehen vor einer großen Herausforderung, denn mit den Büros müssen auch Maschinen und Lager umziehen.

Wir haben für Sie eine Checkliste zusammengestellt. Mit dieser behalten Sie die wichtigsten Punkte bei einem Firmenumzug im Blick.

Vorüberlegungen: Wann und wie findet der Firmenumzug statt?

Bereits bevor es losgeht, sind wichtige Entscheidungen zu treffen. Eine neue Betriebsstätte soll angemietet werden. Ist diese groß genug, um alle Mitarbeiter und ggf. Maschinen und Lagerstätten eine neue Heimat zu geben? Passt die mögliche Aufteilung? Sind bauliche Maßnahmen zu beauftragen? Wie lange dauern diese? Welche Kosten entstehen dadurch zusätzlich?

Mietverträge checken!

Zugleich sollten die verantwortlichen Personen unbedingt einen Blick in den eigenen Mietvertrag werfen. Denn gewerbliche Immobilien unterliegen nicht den gesetzlichen Kündigungsfristen. Das heißt: Inhalt und Fristen sind frei vereinbar. So können Mietverträge durchaus zwölf Monate Kündigungsfrist beinhalten.

Eigene Kapazitäten oder Umzugsunternehmen?

Bei großen Unternehmen ist es in der Regel klar: Den Umzug bewältigen professionelle Unternehmen. Doch je kleiner die Firma ist, desto eher lässt sich Geld sparen. Indem die Mitarbeiter einen wesentlichen Teil der Arbeit erledigen, können Unternehmen die Kosten reduzieren. Allerdings gibt es einige arbeitsrechtliche Aspekte, die zu beachten sind. Zum Beispiel sind Verletzungen während des Umzugs als Arbeitsunfall zu werten.

Ist die Entscheidung für ein neues Objekt gefallen und steht fest, wann und wie der gewerbliche Umzug stattfinden soll, beginnt die intensive Planungsphase. Wir haben die wichtigsten Punkte in etwa chronologisch aufgelistet.

Info: Die Übergänge sind fließend. Nutzen Sie die Checkliste als groben Anhaltspunkt und individualisieren Sie diese nach Ihren Bedürfnissen.

Planungsphase: mindestens vier Monate vor dem Umzugstermin

  • Erinnerung: Kündigen Sie den bisherigen Mietvertrag rechtzeitig.
  • Beginnen Sie rechtzeitig mit Renovierungsabreiten an der neuen Betriebsstätte.
  • Terminieren Sie den Umzug. Vermeiden Sie typische Urlaubs- und Ferienzeiten, sonst fehlen ihnen Ihre Mitarbeiter bei den Vor- und Nachbereitungen.
  • Erstellen Sie eine Bestandsliste. So können Sie die erforderlichen Kapazitäten besser planen und haben eine Checkliste, welche Dinge nach dem Umzug vorhanden sein sollten. Nutzen Sie diese Arbeit zugleich, um Altbestände zu entsorgen.
  • Suchen Sie eine Umzugsfirma. Holen Sie dazu mehrere Angebote geben. Denken Sie an ausreichende Materialien wie stabile Umzugskartons, Sackkarren, Tragegurte, Decken und Füllmaterial.
  • Informieren Sie die Mitarbeiter über den Termin. Verhängen Sie ggf. eine Urlaubssperre.
  • Erarbeiten Sie einen nicht zu knappen Zeitplan für den Umzug. Denken Sie daran: Ihre Mitarbeiter können zwar ihre Sachen packen, müssen aber auch das Tagesgeschäft erledigen. Planen Sie außerdem die Transportwege. Nicht immer stehen Rampen und Fahrstühle zur Verfügung. Achten Sie auf Fluchtwege, Brandschutztüren und Durchfahrtshöhen. Beantrage Sie ggf. rechtzeitig Halteverbotszonen für den Umzugstag. Denken Sie an Spezialtransporte von zum Beispiel Maschinen.
  • Erstellen Sie einen Raum- und Sitzplan für den neuen Standort. Vergeben Sie für den Umzug klare, verständliche Kennungen, mit denen Umzugskartons und Mobiliar beim Einzug leicht und zielgerichtet an den korrekten Platz geleitet werden. Geben Sie den Mitarbeitern und Verantwortlichen Aufkleber bzw. Etiketten zur Kennzeichnung des Umzugsgutes.
  • Planen Sie frühzeitig Datensicherungen und den Umzug der IT. Diese Aufgabe ist ein Umzug innerhalb des Umzuges und sollte in enger Abstimmung mit den Spezialisten Ihres Unternehmens erfolgen. Denken Sie auch an die frühzeitige Verkabelung der neuen Betriebsstätte. Je nach Größe und Komplexität der eigenen IT kann dieser Teilbereich des Firmenumzuges sehr aufwendig werden.
  • Prüfen Sie Verträge mit Telefondienstleistern, Internetprovidern (Standleitung) und Energielieferanten. Schließen Sie bei Bedarf neue Verträge rechtzeitig ab.
  • Prüfen Sie den Versicherungsschutz der bisherigen Betriebsstätte. Schließen Sie bei Bedarf neue Verträge für den neuen Standort ab.

Checkliste: Aufgaben zwei bis drei Monate vor dem Firmenumzug

  • Ist neue Einrichtung geplant? Jalousien, Teppiche, Regale, Schränke? Spätestens jetzt sollten Sie über Neuanschaffungen entscheiden, um eine rechtzeitige Anlieferung zu ermöglichen.
  • Informieren Sie Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten frühzeitig über die neue Adresse und ggf. eine neue Telefonnummer. Kündigen Sie mögliche Ausfallzeiten an den Umzugstagen an.
  • Stellen Sie bei der Post sowie den Paketdiensten einen Nachsendeantrag. Ihre Post wird dann an die neue Adresse umgeleitet.
  • Informieren Sie Verlage über Ihre neue Anschrift, die Ihnen Zeitungen und Zeitschriften liefern.
  • Lassen Sie Einträge in Branchenbüchern, Telefonbüchern und Verzeichnissen ändern.
  • Teilen Sie die neuen Kontaktdaten Dienstleistern und Partnern wie Banken, Steuerberatern, Rentenversicherungen, Knappschaften, dem Arbeitsamt, IHK, Handwerkskammer usw. mit.
  • Bestellen Sie rechtzeitig neues Briefpapier, Umschläge, Visitenkarten, weitere Papiere mit Adressaufdruck sowie Stempel usw.
  • Holen Sie ggf. Angebote für die Renovierung der alten Betriebsstätte ein.

Checkliste Firmenumzug: Aufgaben ein bis zwei Wochen vor dem Umzug

  • Kontrollieren Sie den Umzugsfortschritt. Drängen Sie auf fristgerechte Vorbereitungen beim Zusammenpacken. Prüfen Sie die Arbeiten an der neuen Betriebsstätte. Denken Sie auch an eine ausreichende Beleuchtung, die zum Umzugstag ebenso wie die Stromversorgung funktionieren muss.
  • Ändern Sie ggf. Einträge im Handelsregister.
  • Melden Sie das Gewerbe bei der zuständigen Behörde um.
  • Sind die IT-Vorbereitungen abgeschlossen? Liegt ein Internetanschluss? Funktioniert das Telefon bereits? Drängen Sie ggf. auf eine vorzeitige Freischaltung, um bereits am Umzugstag erreichbar zu sein.
  • Sammeln Sie Schlüssel/Zugangskarten der Mitarbeiter ein. Gewährleisten Sie, dass diese dennoch problemlos Ihren Arbeitsplatz erreichen können.
  • Organisieren Sie eine Endreinigung (nach Abschluss der ggf. erforderlichen Renovierungsarbeiten).
  • Bestellen Sie für den Umzugstag ggf. Getränke und einen Snack.
  • Kurz vor dem Umzugstag sollten die Kartons und das Mobiliar gepackt und mit Aufklebern versehen sein. Was jetzt noch fehlt, muss in Gemeinschaftsarbeit verpackt werden.
  • Spätestens am Tag vor dem Umzug räumen Sie alle Zugangs- und Transportwege. Entfernen Sie lose liegende Teppiche.

Checkliste für den Umzugstag

  • Sie und Ihre Mitarbeiter sollten präsent sein, um Fragen der Umzugshelfer beantworten zu können. Halten Sie Belegungspläne am Zielort bereit.
  • Lesen Sie die Zählerstände für Strom, Gas/Heizung, Wasser ab.
  • Kontrollieren Sie den reibungslosen Ablauf.
  • Kontrollieren Sie am Zielort die richtige Zuordnung des Umzugsgutes. Stellen Sie ggf. Helfer bereit, die den Speditionsmitarbeitern den Weg weisen.
  • Kontrollieren Sie vor Abfahrt des letzten Wagens, ob vielleicht doch etwas vergessen wurde.
  • Halten Sie Trinkgeld bereit.

Aufgaben nach dem Firmenumzug

Nach dem Umzug sollten sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern alle Möbel wie geplant platzieren und die Kartons auspacken lassen. Sofern Sie Maschinen einrichten müssen, sollte darauf die Priorität liegen, um schnellstens wieder produzieren zu können. Unabhängig davon sind jedoch weitere Aufgaben zu erledigen:

  • Prüfen Sie anhand Ihrer Inventarliste, ob alle verzeichneten Gegenstände am neuen Arbeitsort eingetroffen sind.
  • Gibt es Verluste oder Umzugsschäden? Dann ist jetzt der Zeitpunkt, diese bei der Spedition zu reklamieren.
  • Lassen Sie ggf. die alte Betriebsstätte renovieren und reinigen.
  • Übergeben Sie die bisherigen Räumlichkeiten an den Vermieter/Nachmieter bzw. Käufer. Denken Sie an ein umfassendes Übergabeprotokoll.
  • Passen sie die E-Mail-Signaturen an.
  • Aktualisieren Sie Ihrer Webseite: Impressum, Datenschutzerklärung, Anfahrt, Kontakt.
  • Aktualisieren Sie bei Ihrem Hoster den Eintrag Ihrer Domain.
  • Aktualisieren Sie die Adresse in Online-Accounts und auf Social-Media-Portalen.
  • Sammeln Sie alle Belege, die im Rahmen des Umzugs angefallen sind. Die Buchhaltung kann diese steuermindernd in den Jahresabschluss einbringen.
  • Richten Sie die letzten Kleinigkeiten ein.

Nun gibt s nur noch eine Aufgabe: Stellen Sie sich den Nachbarn und Anwohnern vor, indem Sie zeitnah eine kleine Einweihungsfeier veranstalten. Laden Sie dazu auch Geschäftspartner, Kunden und selbstverständlich die Mitarbeiter ein. Danken Sie speziell diesen, indem Sie die Bewirtung extern vergeben, sodass alle stressfrei mitfeiern können.