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Was ist eine Handelsrechnung?

Beim Warentransport in ein Land außerhalb der Europäischen Union gibt es viele Vorschriften und Zollmodalitäten zu beachten. Um die Lieferungen an den Außengrenzen bzw. bei der Einfuhr in ein Nicht-EU-Staat überhaupt ordnungsgemäß kontrollieren zu können, ist ein Dokument erforderlich: die Handelsrechnung. Diese ist vorgeschrieben und soll die mit Grenzübertritt verbundenen Arbeiten erleichtern. Welche Aufgaben hat die Handelsrechnung, wann kommt sie zum Einsatz und was muss sie enthalten?

Aufgaben der Handelsrechnung

Die Handelsrechnung ist ein Dokument, das bei der Ausfuhr in ein Nicht-EU-land eine große Bedeutung hat. Sie ist Grundlage für das Überprüfen der Einfuhr beim Zoll sowie für die Vertragsabwicklung. Zusätzlich gilt sie als Nachweis, sollte es bei der Abwicklung des Handels zu Problemen oder Konflikten kommen.

Hinweis: Einige Staaten verlangen zusätzlich, dass eine zuständige Stelle wie ein Konsulat oder die IHK das Dokument beglaubigt. In diesem Fall handelt es sich um eine sogenannte legalisierte Handelsrechnung.

Wann kommt eine Handelsrechnung zum Einsatz?

Grundsätzlich gilt: Bei der Warenausfuhr in ein Land außerhalb der EU muss der Versender ein solches Dokument beilegen, sofern die Waren einen Wert haben.

Info: Eine Handelsrechnung ist immer dann erforderlich, wenn eine Lieferung ein Ziel außerhalb der EU hat und der Warenwert über 330 Euro liegt.

Pro-Forma-Rechnung

Wichtig ist außerdem die Unterscheidung von echten Lieferungen mit einem Wert und Geschenksendungen oder Warenproben. Diese haben grundsätzlich keinen Wert. Daher ist hier auch kein solches Dokument erforderlich. Gleiches gilt für andere Lieferungen, bei denen die Waren aus einem anderen Grund keinen Wert haben. Immer dann ist jedoch eine Pro-Forma-Rechnung beizulegen. Diese entspricht einer normalen Rechnung, die ausdrücklich als "pro forma" gekennzeichnet ist, da der Empfänger diese nicht begleichen muss. Der Warenwert bzw. die Rechnungssumme muss außerdem um einen Zusatz ergänzt sein, aus dem die kostenfreie Zulieferung hervorgeht. Mögliche Kennzeichnungen sind zum Beispiel "Free Of Charge" oder "Supplied Free Of Cost" sowie "Geschenksendung".

Inhalt einer Handelsrechnung

Für die Handelsrechnung gibt es Pflichtangaben sowie darüber hinaus sinnvolle Inhalte. Grundsätzlich tragen alle dazu bei, die Bearbeitung der Warensendung bei der Einfuhr zu erleichtern. Obwohl es eine Reihe von Punkten gibt, die in einem solchen Dokument aufzuführen sind, gibt es keine Formvorschriften. Das heißt: Die Art der Präsentation bleibt dem Aussteller der Handelsrechnung überlassen.

Pflichtangaben

Einige der Inhalte sind gesetzlich vorgeschrieben. Diese entsprechend weitgehend den Pflichtangaben einer ordentlichen Rechnung. Zu den Inhalten zählen die folgenden Punkte:

  • Name und Adresse des Versenders,
  • Name und Adresse des Empfängers,
  • Name einer zuständigen Kontaktperson des Empfängers mit Telefon und Faxnummer,
  • ggf. abweichende Lieferanschrift,
  • Rechnungsnummer inkl. Aufdruck Rechnung/Invoice,
  • Ort und Liefer- oder Leistungsdatum,
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer des Versenders,
  • Handelsregisternummer,
  • die EORI-Nummer (s. u.),
  • die zutreffende Frankatur,
  • Gesamtbetrag der Rechnungssumme,
  • Auflistung der Waren mit handelsüblicher Kennzeichnung aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie die Angaben zu Menge, Gewicht, Zolltarif-/Warentarifnummer, Stückpreis, Währung, Ursprungsland und ggf. Paketnummer,
  • ggf. Hinweise auf die Steuerschuld des Empfängers,
  • für Waren aus der EU eine Ursprungserklärung,
  • händische Unterschrift, lesbarer Name und Stempel des Absenders.

Achtung: Bei einem Warenwert von über 1.000 Euro ist eine Ausfuhranmeldung zwingend erforderlich. In diesem Fall erhält der Versender eine EORI, die auf der Handelsrechnung anzugeben ist.

Weitere Angaben

Zusätzlich ist es sinnvoll, weitere Angaben in die Handelsrechnung aufzunehmen. Diese vereinfachen die Zoll- und Einfuhrabfertigung und erleichtern dem Empfänger die Kontrolle der Warenlieferung. Dazu zählen unter anderem die folgenden Punkte:

-        Aufsplitten der Rechnungssumme in Einzelpreise und Gesamtpreis,

-        Ausweis der Transportkosten,

-        Ausweis der Kosten für Versicherungen,

-        Zahlungskonditionen,

-        Kontoverbindung des Versenders,

-        komplette Inco-Terms,

-        Angaben zur Verpackung oder Verpackungseinheiten,

-        Ausweis der Transportart (Land/Schiene, Luft, Wasser),

-        weitere Angaben des Herstellers/zur Ware.

Sonderfall Akkreditiv

Besteht eine Vereinbarung, dass die Rechnungssumme per Akkreditiv zu begleichen ist, muss die Handelsrechnung bestimmte Bedingungen erfüllen.

Bei einem Akkreditiv tritt eine Bank als Gläubiger für den Empfänger auf und zahlt die vereinbarte Rechnungssumme nach Vorlage bestimmter Unterlagen an den Absender bzw. dessen Kreditinstitut oder Beauftragten aus. Die Summe entspricht dabei maximal der vereinbarten Akkreditivsumme, nicht zwingend der Rechnungssumme.

Die Handelsrechnung muss insbesondere korrekte und mit den in der Akkreditivvereinbarung übereinstimmende Angaben enthalten. Das betrifft unter anderem den Preis, Mengen- und Gewichtsangaben, konkrete Beschreibungen sowie Liefer- und Zahlungsmodalitäten.

Tags: Export, Import
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