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Gelangensbestätigung - was ist das und wie funktioniert das?

Unternehmen, die Waren in andere Mitgliedsstaaten der Europäischen Union verschicken, profitieren von einem vereinfachten Steuerverfahren. Es gilt u. a. die sogenannte Reverse-Charge-Regelung. Demnach ist die Lieferung umsatzsteuerfrei. Die Rechnung kann ohne den gesetzlichen Aufschlag verfasst sein. Die Steuerschuld übernimmt dafür der Rechnungsadressat in seinem Heimat- bzw. im Empfängerland. Das hat in der Abwicklung der Umsatzsteuerzahlungen große Vorteile. Seit 2014 müssen Lieferanten jedoch einen Nachweis durch eine Gelangensbestätigung erbringen. Was ist das genau, was muss diese enthalten und wie ist die Abwicklung?

Was ist eine Gelangensbestätigung?

Der Begriff klingt äußerst bürokratisch. Der Name beinhaltet auf komplizierte Weise, was Sinn des Dokuments ist. Dieses soll bestätigen, dass Ware tatsächlich beim Empfänger angekommen ("hingelangen") ist. Es handelt sich um ein Papier oder eine Datei, die mit der bzw. parallel zur Ware verschickt wird. Der Empfänger sendet diese nach Erhalt der Lieferung unterschrieben zurück und bestätigt somit, dass die Lieferung korrekt erfolgt ist. Erst dann ist der Handel wirklich umsatzsteuerfrei. Anders ausgedrückt: Fehlt das korrekt ausgefüllte Dokument, können die Finanzbehörden vom Versender die Umsatzsteuer einfordern.

Aufgabe der Gelangensbestätigung

Der Gesetzgeber hat auf EU-Ebene diese Regelung geschaffen, um Steuerbetrug zu unterbinden. Die Dokumentation der Lieferung durch den Empfänger soll Karussellgeschäfte verhindern, bei denen Betrüger dem Staat mittels Scheingeschäften Gelder in Höhe der Umsatzsteuer entziehen oder unberechtigt steuerlich ausgleichen.

Form und Inhalt der Gelangensbestätigung

Im Regelfall soll der Nachweis des Warentransports durch die Gelangensbestätigung erfolgen. Allerdings sind auch andere Formen möglich. Für Unternehmen sind darüber hinaus weitere Details wichtig. Denn die Dokumentation muss nicht in Schriftform durch ein beiliegendes Papier erfolgen. Die Textform ist ausreichend. Diese erlaubt die elektronische Übermittlung in Form einer Datei. Ebenso kann der Nachweis durch mehrere Dokumente erfolgen und quartalsweise als Sammelbestätigung erbracht werden. Außerdem kann alternativ der Transporteur das Dokument erstellen. Wichtig in allen Fällen ist die klare Zuordnung zum Versender. Ausführliche Erklärungen liefert § 17a UStDV.

Wichtig: Die ausgefüllte und vom Empfänger unterzeichnete Gelangensbestätigung ist ein steuerrechtlich relevantes Dokument mit zehnjähriger Aufbewahrungsfrist!

Besonderheit: Versendung

Der Gesetzgeber geht m Normalfall von einer Beförderung aus. In diesem Fall ist kein Transportunternehmen zwischengeschaltet. Die Lieferung erfolgt direkt zwischen Absender und Empfänger, da eine Seite die Ware transportiert. Anders ist es, wenn ein Transportunternehmen die Ware übernimmt und zur Lieferadresse bringt. Dann handelt es sich um eine Versendung. In diesem Fall reichen als Nachweis der Lieferung auch folgende Dokumente:

  • der Frachtbrief,
  • bei Schiffstransport ein Konnossement,
  • ein Spediteursbeleg mit allen Pflichtangaben.

Diese Sonderreglung vereinfacht das Beweisverfahren, dass die Ware angekommen ist.

Sonderfall Tracking and Tracing

Sollte ein Kurierdienst wie zum Beispiel UPS, FedEx usw. mit dem Transport der Ware beauftragt sein, lässt sich der Verlauf der Lieferung elektronisch überwachen. Dieses Tracking and Tracing ist als Nachweis ausreichend, wenn eine Auftragserteilung und das Lieferprotokoll lückenlos nachweisbar sind. Ohne Tracking ist die Empfangsbescheinigung des Postunternehmens ausreichend. Für Lieferungen bis zu einem Warenwert von 500 Euro reicht außerdem ein Beleg, dass die Lieferung bezahlt wurde.

Vorgeschriebener Inhalt

Während die Anweisungen zur Form Spielraum lassen, ist dies beim Inhalt anders. Folgende Punkte muss die Gelangensbestätigung enthalten:

  • Name und Anschrift des Empfängers bzw. Warenabnehmers,
  • Angaben zur Menge und Art der Waren sowie die handelsübliche Bezeichnung,
  • bei Fahrzeugen muss die Fahrzeugidentifikationsnummer aufgeführt sein,
  • Ort und Monat des Erhalts der Ware,
  • das Ausstellungsdatum des Dokuments,
  • Signatur des Empfängers/Abnehmers oder eines Beauftragten,
  • ggf. Nachweis der Vertretungsberechtigung.

Vorteile der Gelangensbestätigung

Die Gelangensbestätigung ist ein bürokratischer Mehraufwand. Je nach Menge der Lieferungen kann sich der rechtlich einwandfreie Nachweis der Ankunft beim Empfänger als mühsam herausstellen. Allerdings hat das System einen großen Vorteil: Es sichert den Staat gegen Missbrauch bei der Berechnung der Umsatzsteuer ab und trägt so zu einem weiterhin vereinfachten Umsatzsteuerverfahren bei. Das heißt: Der Mehraufwand ist gleichbedeutend mit der Möglichkeit, auch zukünftig Waren ohne Umsatzsteuerberechnung ins EU-Ausland zu liefern. 

Tags: Export, Import